九龍中央郵局話當年

  如何以「化整為零」戰略處理郵件

                                                                                                                                                 陳永鉞

 

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       話說筆者在1971年5月間,當年自己計算,在「紅磚大樓」(即香港郵政總局)內之會計部工作年資,已屆十一年餘之歷程,忽覺閒來無事,隨手執著閱讀局內職員之詳細履歷,或推論自己之工作前程,應否離開或作調往別處工作。回憶十一年餘在會計部之工作習慣,才明白在政府內之文職工作及政府機關內之檔案紀錄如何處理,同時最重要者,檔案存摺之內頁上下款之官員簽字,及留意該檔案存摺之內部傳遞去向,不能有誤,若然有誤,而檔案存摺發現不知所終,即要追尋,若有急速辦理之事務,在內頁寫著,更有些官員,特別註明文句內容,後果如何,對事務之將來發展,種種情況。這種情形,難以收拾。經常錯誤之處,發生在檔案存摺安放時錯誤安放。在個別官員或個別內部管理之辦事處之檔案存放集中處之工作枱內之木架兜(即file tray或desk tray),每個木架兜有寫明官員大名,及亦有寫明內部之辦事處。所用的傳遞檔案員工,只知傳遞到辦事處之目的地,而他亦不再番看官員之職銜,所以正確手續,應該由專責文職先作分類檔案,再作存放在正確之木架兜內,等待專職員工來傳遞。以上所述,亦是文件檔案中常有錯誤之失,如若那位分類檔案存摺之文職人員醒覺之下,可即到那間錯誤傳送檔案存摺之官員工作房內,首先特向那位官員道歉一番,說明檔案存摺錯誤分錯類別之誤,任何官員即隨幫助尋回可也。此種錯誤常常發生,時至今日,電腦管理一切,不同環境,總有完整之妥善辦法,電鈕一按,一清二楚,難以隱也。

       說到會計部工作最重要者,莫過經常留意每當單據收妥後,而需付錢時,更留意數字寫下在單據內,並即隨找著最初之文件所簽下大名之長官,負責應付出之款項,但函件亦有寫明繳付條件,或留意日期所限,更留意到工程進度,是否應付如此數字帳項。如若遇著此種情況,實行敦請會計主任,轉遞那張單據,叫工程當事人負責在單據上加簽,承認單據內之帳項可否付出。至於最方便付出數目,就是每年在立法局內所通過,全落各政府機關之預算表內之款項帳目,例如政府員工發給薪金,無論大官小卒,一律不能拖欠,但經常有人大聲疾呼,喊出切勿亂使香港納稅人的錢。香港政府財務條例規定,如若支票發出,定當兩人負責,其一就是會計主任,即管理會計分類帳簿(ledger account book),會計主任高一層次的職級官員來個加簽(counter-sign)。每當入帳簿時,最留意到帳目流水,所剩下若干款項,能否足夠付出,若然不夠,只有即時停止付款,再特別申請,應向政府之財政司撥若干款項,才能完成支付本會計年度所需之款項。但申請時定要一番解釋,否則不易批出,事關申請表亦轉向各立法局財務議員「過一過冷河」,若議員是會計行家,難免文章數次上落,才完成那種申請慢板批出。以上所述是筆者回憶六十年代本人在郵政總局會計部文職位置工作之親身經歷。

     

      我還記得1971年5月時光,某一天風和日麗,早上八時三十分左右,返到會計部工作地點,隨手開著冷氣機電制,實行安坐享受免費凉風快感,作閒坐半小時,才動手動筆或動機等開始工作。動機者,計數機或打字機也。看情況而定,若無人佔用,我即爭取時間,佔為己有,開工大吉。剛剛九時正,會計主任知道我已返工,即隨用電話告知我,囑咐我內進他的辦公室有事相告,我即隨入內,當我剛抵他的辦公室門檻時,他自覺跑出略距離步伐之房內相隔,他即隨伸出他的右手,捉著我的右手,作握手之禮,說明:「陳先生,由明天起,閣下調往九龍中央郵局工作,升為代署副郵務主任之職」。連忙交給我一張郵局受聘升職書函,清清楚楚寫明一切升級內容,但那天只有最後一天在會計部工作,那天只向接任工作那位仁兄作交代,及說明會計部之工作環境,最緊要留意工作寬緊程度及會計工作之責任,更需要和會計部同事們和洽共濟,最為上策。從那天起,心埵覺放不下,更捨不得離開那座感情豐富的紅磚大樓,一切將來只作北移九龍再部署工作戰鬥陣地。我自1947年起接納香港郵政局受聘後至1971年間,從未離開過紅磚大樓工作,差不多二十四年足。工作間跑上跑落,或乘搭那座雀籠升降機,可高升可降下,永遠保持上落平安,穩陣非常,連有心臟病者亦可乘搭,以免步行高樓會影響氣喘之病態。那天放工離開紅磚大樓,乘趁天星小輪過海返家,在小輪上回望一切,當年維港美景,總覺得一番滋味在心頭。

九龍中央郵政局的大堂

 

蓋有九龍中央郵局雙圈4號郵戳的首日封

 

蓋有九龍中央郵局單圈18號郵戳的首日封

 

第二天早上九時正即到九龍中央郵局報到,最初步入九龍郵務總監之辦公室,大家客氣招呼一番,寒喧兩句,筆者即隨跟著他,帶領我到郵局內各處,觀察一輪,留下工作場地之印像,兼逐個部門解釋工作之重要性,及工作上之連鎖性,最後接近十一時左右,大家步行至地窖,那處是一個別有天地之工作崗位。整個工作場地,保守估計二千餘呎左右,那時那位總監正式對我說明:閣下之工作崗位,請勿嫌棄,屈就在此處工作,他並且說,等待到十二時正,另一位副郵務主任上班,一切工作循序,我已向他囑咐,他指導您一切,後來總監說完後離開地窖前,說句「GOOD LUCK !」祝您好運!後來時屆十二時正,那位下更副郵務主任上班,他並將整個場地工作環境,一一細訴,他對我總算言無不盡。結果我認為,從此以後,須慢慢吸收,方為上策。其後我通過工作,了解吸收,今天可將一切情況盡告讀者,當年地窖內之環境如下:信枱十餘張,全部倚傍著牆邊安放,而中間空位,安置一張木製圍邊大型方枱,大概丁方六呎,以便用來特別裝載郵政車輛從街上郵筒收回外邊市民投寄書信。當市民投寄書信後,郵局自然安排郵政車輛到各地區域之街頭或街尾,按時打開郵筒,收回郵筒內盛裝著那處之書信。每次收集書信時,一件不漏。如若市民適逢攜信到郵筒之地點投寄時,而郵局亦有員工準備收信之際,那位員工定當隨手執著書信放在收信袋內,那位市民說句「唔該哂!」盡顯大家一種親切與合作。可惜當年人們對攝影知識和興趣尚未普及,否則親民紀念之相片值得攝下來以給市民一覽。

 

油麻地彌敦道近甘肅街舊貌。九龍中央郵局位置就在附近

 

 郵政書信從外處收回,那位收信員工打開郵車尾門,拉出所有車內之郵件,皆從街外之郵筒收回來的。連忙抽到地面,放落另一個穴孔。穴孔相當闊大,可容納郵袋之位置,特將收回街箱信件盛載之下那些郵袋,塞入穴孔之內。而那處剛剛是洞口之盤旋轉彎曲處,斜坡之鐵板滑旋動向,方便郵袋滑旋下降至地窖,直至下降到地窖底層,不需用人力徒手搬著郵袋步行,沿用樓梯直達地窖。此種方法亦是節省人力之理由。每天情況,總有超過數百郵袋街箱郵件利用如此滑旋轉運方法,真是搬運方法一絕也。亦是等同消防局接了火警訊號後,消防員沿用著滑旋鐵柱從樓上降下之原理。

  九龍中央郵局內貌一景。該局已有近四十年歷史,至

   今仍保留當初以木料、玻璃及黑白相間地磚的面貌。

 

當我第一天到步工作,使我印像深刻,廿多年來墨守著紅磚大樓,天天工作,從來未見過如此節省員工人力之蛇型滑旋斜道轉運郵袋之方法。當時大開眼界。

 

 細說到郵局習慣,每天工作兩次出外駕車行動,收集街箱及郵筒兼各分局之市民投寄郵件。每天早上六時半早更返工後,郵車司機及收信員工隨即開車沿著路線工作。下午二時亦來一次收集市民投寄之郵件,運回九龍中央郵局以便其他後來連串工作。

    整個九龍及新界所有範圍,用保守計算,應該擁有超過百數之郵筒,豎立在街頭及巷尾,方便市民投寄郵件及書信之用。筆者很清楚當初工作輪次,早更時在早上八時卅分至九時左右,第一輪郵件從街箱收回,返抵九龍中央郵局,內勤員工即隨即候命,將郵袋打開,倒放在那張四丁方之圍邊大信檯,每邊圍板釘著,以防倒袋時不慎之故,瀉落地上,少不免虛損人力來拾回,再放返原處,既然郵件已倒放在那長圍邊信檯內,屆時級很自然另有一幫內勤員工圍坐檯邊,忙著作分類郵件,四邊坐滿,每邊兩人,一共八人,一齊工作,將航空信另放一堆,即時扎好,盡快寄到當時之啟德機場AMC(Air Mail Centre),由那邊工作人員處理,寄往世界各地,至於分類完成之郵件,除了航空信外,其他者全是本地書信,即港九新界等地。內勤員工覺得書信分好後,仍是凌亂不堪,應該再作齊好,長短信封之郵件度齊,封口方向放在郵戳機上,以便蓋上時間日期,來確定當郵件收回時之日期和時間,交代市民所寄之書函和去向。而我很清楚第一輪收回來之郵件,全是從九龍市區內之街箱及郵筒等。但早上郵件收回來後此種書信全是分局及郵筒之隔夜郵件之存量。時到今天我還有很深刻印像,一切事物猶如昨天的事,每天接近中午時分,大概十一時左右,遲早不差十五分鐘,第二輪之街箱及郵筒之郵件收回,返抵九龍中央郵局,全部皆由收集之下,盡是新界之街頭及街尾與分局之信件,隔夜堆存在郵筒內,每天早上出發,作個一掃而空之舉動,盡趕中午前返回基地。

蓋有九龍中央郵局雙圈1號郵戳的首日封

 

    郵局工作,十年如一日,九龍中央郵局每天早上,當六時半郵車司機們返回局後,萬事不幹,各自取車匙一齊出發。當時之情景,有如戰爭中之航空母艦,在戰機未出發前,大家作出整裝待發之姿態,準備到某地方出擊,一顯戰鬥力量。郵車未出發前,一樣撻火在先,間中有些局內文件,要送到分局給分局長或某職員重要處理,所以出發前之三分鐘,車房內之機件嘈雜之聲,難以避免,郵車開出後七時至七時半左右,香港總局之郵件書信亦抵達九龍中央郵局,趕上早上出街作派遞服務,轉交市民作收信閱讀。至於九龍中央郵局,一樣作出郵車對開,返回香港總局,轉運郵件,亦作出趕及早上派遞服務之用,彼此繁忙景況,天天出現,此乃是服務市民之焦點。 

 

    現待筆者再述郵車路程。從官方公佈里程數字,由尖沙嘴碼頭開始計算,來回新界,向著大埔道行走,等於56英里,但九龍中央郵局兵分兩路出發,一為環繞著大埔道行走,其他另線則沿路靠著青山道出發環繞一週。兩線每天早上作收集所有街箱郵筒及新界所有分局之隔夜郵件,全部存量作個天天掃貨,有如股票市場,交易熱鬧非常。

 

    上述之郵件,經過兩輪收集,回歸到九龍中央郵局,轉運地牢之後,分類妥當,現在才說入正題工作化整為零。首先用郵戳機及隨手蓋印兩種工作完成後,第二步工作少不免動用內勤員工搬上四十八格之信檯,開始作初步入格工作 (PRIMARY SORTING)。 四十八格內全是港九及新界轄下之地區派信分局及九龍中央郵局內之信箱組織等。

    說到入格工作全部皆由郵務員(POSTAL CLERK)負責工作。每當信檯上整齊地安放之下,有待入格君子前來垂青,閱讀後動手入格工作,郵務員一看情況之下,自動性一齊埋位,作初步入格之循序工作。    

九龍中央郵局附近之油麻地彌敦道,攝於1970年,即本文所述說的背境年代

 

    至於化整為零之整體工作,全由郵務員每天早上六時半返抵九龍中央郵局二樓,作全部入格,兼盡趕完成所有書信放信格內,方便派遞員工前來信檯清理,帶回他們所服務派遞範圍內之書信,再重新在他們之工作檯上,整理街道門牌次序號碼起點,方便工作步行之習慣。亦有一班郵務幫辦,策劃每個派信工作崗位之工作份量,以盡快完成,每天一件不漏,派清為止,此種情況,亦是化整為零之一。

 

    郵務員每天早上完成二樓之第二次入格,由地區性工作推進到街道範圍,及門牌號碼之方法,引入到派遞員工之負責段數,此工作令到入格時不致有誤。九時後郵務員之工作又要轉到地牢作業,事因當時亦有相當郵件書信從外間收集返回九龍中央郵局,而亦有排列擺放在信檯(四十八格)那些書信,剛從完成郵戳蓋印手續,只待郵務員作第一次入格轉入所有港九及新界之派信分局,分配至十一時,應該完成第一次之妥善入格,而所有郵務員要離開崗位作午膳,每天由早上十一時至十二時那一小時,整間郵局比較閒靜一些,事關下更之郵務員還未上班,他們上班時間每天由正午十二時至黃昏八時。於是每天十二時開始,便成為兩更郵務員一齊工作。上更之郵務員於十二時剛吃完午膳,重返工作崗位,當時每天人力鼎盛,以第二次派遞員工之服務量數應該多些。在十二時至一時四十五分這段時間最為緊湊,不能苟且,管理層次最注意這段工作,所謂化整為零最大功效,就在此段時間,由十二時至一時四十五分作第二次入格,就是書信停留郵局之最後時刻,時間到下午二時,所有派遞員工離開郵局,急促推進,永向市民服務之大路行走,永不退後為目標。

 

九龍中央郵局派遞區域之油麻地窩打老道近衛理道,攝於1971年,即本文所述說的背境年代

 

筆者還記得很清楚,每天收回外處所有街箱郵筒及港九新界各分局之收集郵件,全天計算,當時之保守數字,顯示在郵戳機上,大概是三十三萬至三十五萬左右,亦有些還未計算,例如已付郵資那種信件 (postage prepaid),郵局俗稱紅印,如若大公司經常宣傳信件,但又不便到郵局買郵票,可以先付一筆資金,應該是過千元起碼,來寄信件時,攜回先付郵件證明,收信件後,從紅印郵戳機計算,每次從數字減下去,到存資下降至相當水平時,若然繼續,即可增加郵資。當時這類宣傳書信亦不少,還有些無法計出數字,就是那些從外處付來之航空信件,世界各地天天付來,而郵件抵境,亦是天天收到。航空信箋入格時,手指感覺最難觸摸,事關紙質太薄,數量亦多,看來有「做極未完」之感覺。

 

 上述數字,每天收回三十三萬至三十五萬信件,當收後完成郵戳工作,副郵務主任每兩小時登記數字在紀錄表上,完成後翌日呈上郵務總監,給他一覽,兼作日常存序檔案紀錄,以備後用。

 

  以上所述就是整天辛勞之九龍中央郵局,正在當時之七十年代之化整為零之功夫。從整體街外之郵筒信件及各分局之郵件,動用人力及郵車,一齊流動之功能,每天不停地轉運,返回九龍中央郵局,勞動人力最初由生疏到熟練,亦要一段時期,加上管理安排,亦是重要任務之一。

 

位於油麻地彌敦道405號的九龍中央郵局舊貌,攝於1983

 

 郵局工作之前線管理是群體管理,說來略似刻薄作風,不能苟且偷懶,或作散漫工作。至於人力動員,真真正正做到發動每一員工,都要落力工作,例如郵務員開始工作時,一齊企立,手執信件,即隨入格,眼見信面寫著地區,即隨手到、腦到、眼到、心悟所知,很自然地入了正確的信格。這種動作已成習慣,如若故意拖慢,反覺難過,此乃是習慣成自然的規律,接納養成專心工作。

 

 另一方面之工作環境,就是那幫內勤員工,經常手執郵袋,內堬掘邧H件,即隨找著內部之流動裝信車,狀似棺材,工作上亦叫作棺材車,筆者曾在溫哥華郵局工作時亦叫作coffin car,準備用來盛裝信件,好使好用。某日如若預先知道,有大幫郵件何時抵境,而袋數若干袋,醒目內勤員工與管理人員,必預先配備工作人員,兼配備流動裝信車,或改用來裝海郵品物,例如雜誌或其他印刷品,用來即可隨手擲入地區性之郵袋鐵架。這種隨手擲入鐵架,不同入信格,如若將郵件擲入郵袋鐵架,數小時工作後,返回家埵Y飯,都要吃多幾碗來補充體力。這種工作經常在星期日開工,以期待星期一下午派出雜誌,郵件或其他印刷品。如此兩種郵件,皆是二等郵件,不是例如信件之重要作用:收件人當閱讀信件後,即回信乃是禮貌,其他雜誌郵件,不同性質,若閱讀後可增加知識,印刷品是刊物,定期出版,眾所週知,不能延誤。如今時代不同,八卦週刊或為世人時尚之地區性之閱讀珍品,爭先恐後,有先睹為快之感覺。

 

    九龍中央郵局當年是個化整為零,推動郵務的機關。事因九龍地區人口流動頻密情況,乃香港地區各處人口之冠,環境比較之下,港島地區靜化一些。自第二次世界大戰後,香港島之土地發展,當年盛旺之區應該由銅鑼灣起步計算,至北角、太古城左右,西邊區域至今還是仍算靜局狀態,但中環及上環之市區面貌,未算太大改變,只有多些填海地區,但未見高樓大廈林立眼前,亦不算人口聚居之區域,對郵務事業改變不大是也。

 

旺角亞皆老街,屬九龍中央郵局之派遞地段,攝於1970年,即本文所述說的背境年代

 

 筆者不是地產專家,只是個退休公務員,只求所見所聞兼盡我所言,再說到九龍及新界之地區變動,真是出神入化,更隨著交通發展,只有越變越大,來應付人口膨脹,在數十年間,整個九龍及新界,一切城市變形,亦可算世界驚人。至於郵務發展,以人口凝聚容易服務,若然膨脹分散,實難以應付。說到人力勞動,不怕密集工作;如勞動疏落,難配合城市發展。我不敢再說其他理論,本人不是社會學者或專家,現今只有留待專家來醫治社會病態。

 

 九龍中央郵局由1967年開始為市民服務,由於尖沙咀疏利士巴利道之揀信場地不夠應用( Kowloon Sorting Office)。這個場地最初由英軍軍郵部遺留下來,而當時之尖沙咀郵政局(KPO --- Kowloon Post Office / Tsim Sha Tsui) 建成於1928年間,當時地方上不夠應用,由1950年時代,接收了英軍軍郵部辦事處 (APO --- Army Post Office),雖然場地不是相連,但步行往返只需兩分鐘內即可抵達,至於中間空地之利用機構,全由尖沙咀消防局來訓練消防員操練場地。如今香港文化中心全部佔用,真令筆者長嘆一聲如下感慨:

 

郵局已絕現    人面更全非

時代轉輪換    場地主人變

幸仍服務事    終為眾人知

 

筆者書寫本文至此暫作收筆,有待下期再告其他香港郵務之掌故。

 

老陳隨筆   2004

 

旺角彌敦道亞皆老街口,亦屬九龍中央郵局之派遞版圖,攝於1970

 

 

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